العافية

تأخر الاستجابة: لماذا أتخلى عن البريد الإلكتروني هذا العام


هذا الوقت غدا

إلى: زملاء العمل ومعارف العمل والأصدقاء والعائلة

BCC: أي شخص وضع اسمي على قائمة البريد الإلكتروني الشامل

موضوع: أنا أتخلى عن البريد الإلكتروني ولماذا يجب عليك ، أيضًا

يمكنني تحديد اللحظة الدقيقة في الصباح عندما تسارع نبضات قلبي وتوتر كتفي ومستويات الإجهاد لدي. عادة ما تكون الساعة 9 صباحًا ، عندما تصل إلى مكتبي ، قم بتشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، وفتح بريدي الإلكتروني. لا ينبغي أن تكون مهمة شاقة للغاية ، ولكن بعد قضاء أسابيع بعيدًا عن شاشتي خلال العطلات ، أدركت أنها محفزة للتوتر من الفشل - وكنت أتركها تختطف صباحي كل يوم - طوال السنوات التسع الماضية.

قد يبدو ميلودراميًا ، لكن العلم يشير إلى أن إجابتي ليست معزولة. قالت سوزان فاينشينك ، الدكتورة سوزان فاينتشينك ، إن اختبار إرسال إخطار بالبريد الإلكتروني يؤدي إلى استخدام الدوبامين ، الذي "يجعلك تشعر بالفضول تجاه الأفكار ويغذي البحث عن المعلومات". علم النفس اليوم. "نظام الدوبامين أقوى من نظام المواد الأفيونية. أنت تميل إلى البحث عن أكثر مما تشعر بالرضا."

نعم ، رد الفعل النفسي هذا حقيقي ، ويشكل مشكلة بالنسبة للإنتاجية. وفقًا لـ Weinschenk ، فإنه يتسبب في "حلقة الدوبامين" ، حيث نواصل فحص البريد الإلكتروني ومهام التصرف - والتي لا ترقى إلى مستوى التقدم. في الواقع ، وجدت دراسة نشرت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن استعادة الزخم بعد الهاء الرقمي قد يستغرق ، في المتوسط ​​، أكثر من 20 دقيقة.

بمجرد أن بدأت في تطبيق أوقات تعطل البريد الإلكتروني - عندما لم يُسمح لي بالتحقق من الرسائل أو الرد عليها - ارتفعت إنتاجيتي ، ربما لأنني كنت أضع جدول أعمال خاص بي. يقول رجل الأعمال تيم فيريس "البريد الإلكتروني يستهلك الكثير من الوقت". "أولاً ، لأنه جدول أعمال كل شخص آخر لوقتك ، بما في ذلك حالات الطوارئ المصنّعة في الغالب. ثانياً ، يتيح لك البريد الإلكتروني أن تخدع نفسك في التفكير بأنك منتج." له تأثير رأس Medusa: لكل 10 رسائل بريد إلكتروني نرد عليها ونحذفها ، تنبت 10 رسائل أخرى بدلاً منها.

لذا ، في الوقت الحالي ، أطلب من كل شخص أعرفه أن يحترم مساحتي الرقمية مثل مساحتها الشخصية: أرسل لي رسالة بالبريد الإلكتروني على أساس الحاجة إلى المعرفة (دعنا نضع حداً ل BCC) ، وثق في أنني سأستجيب عندما يسمح الوقت ، ونفهم أن أولويتي هي إنتاج استجابة رائعة من البريد الإلكتروني بسرعة قياسية. إليك مجموعة القواعد الجديدة التي بدأت العمل بها ولماذا قد تكون تستحق وقتك أيضًا

القاعدة 1: تعيين أوقات تراجع البريد الإلكتروني

عندما نترك البريد الإلكتروني مفتوحًا طوال اليوم ، ونعمل في الخلفية أثناء عملنا في مهام أخرى ، فإنه يطمس التمييز بين وضعين مختلفين للعمل: استباقي وسريع الاستجابة. البريد الإلكتروني يضعنا في وضع استجابة - نحن نلعب باستمرار اللحاق بالركب ، ونكتب مرة أخرى لأشخاص آخرين ، ونتصرف في طلباتهم ، ونتفحص الرسائل لتحديد أيها مهم. من خلال هيكلة يومي حول أوقات انقطاع البريد الإلكتروني ، أتمكن من التأكد من أن المهام ذات القيمة المضافة تتلقى أقصى وقت للبث.

إليك كيف تعمل في الممارسة:

9-10 صباحًا: تحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحفظها بعيدًا.

10 صباحًا إلى 1 مساءً: إكمال المهام ذات الأولوية (في حالتي ، تقديم قصة أو إجراء مقابلة). زملاء العمل بينغ لي إذا كان هناك شيء عاجل.

1-1: 30 مساءً: مسح البريد الإلكتروني وقراءة فقط / الرد على الرسائل في الوقت المناسب.

1: 30-5 مساءً: التركيز على المهام الثانوية.

5-6 مساءً: تحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحفظها بعيدًا حتى يصبح صندوق الوارد فارغًا.

القاعدة 2: جرب قاعدة اللمسة الواحدة

هذه القاعدة بسيطة من الناحية النظرية ولكنها أصعب من الناحية العملية: بمجرد فتح بريد إلكتروني ، يجب عليك قراءته بشكل صحيح ، ثم متابعة أي عناصر إجراءات وتقديم استثناءات لا. قد يبدو هذا جامدًا ، لكن هذه القاعدة تمنع تراكم البريد الإلكتروني ، مما يعني أنك ستتوقف عن استخدام البريد الوارد كقائمة مهام رقمية. بدلاً من ترك رسائل البريد الإلكتروني لتذكيرك باستكمال المهمة ، احتفظ بقائمة المهام الورقية ، وقم بإرسال البريد الإلكتروني بعيدًا. لقد وجدت أنه من المفيد حقًا التوقف عن التسويف.

القاعدة 3: توقف عن الاعتذار

خلال الأيام القليلة الأولى من اختبار روتين البريد الإلكتروني الخاص بي (أو روتين مكافحة البريد الإلكتروني) ، شعرت بالذنب. لكن في النهاية ، أدركت أن عددًا قليلًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني هي أمر ملح بالفعل ، ولكي أبلغ عن ذلك ، نحن بحاجة إلى أن نصبح مرسلين أفضل. الآن ، عندما أرسل بريدًا إلكترونيًا عاجلاً ، حددت أنه جاء في الوقت المناسب في سطر الموضوع وحدد موعدًا نهائيًا واضحًا ، غامقًا ، في رسالة البريد الإلكتروني.

كلمة واحدة تم القضاء عليها الآن من مفردات البريد الإلكتروني الخاصة بي؟ آسف. "بالنسبة للعديد من النساء ، ترتبط الاعتذارات ارتباطًا لا ينفصم بمفهومنا للمثابرة" ، كتبت سلون كروسلي فينيويورك تايمز افتتاحية. وهي تجادل بأنه يجب علينا التوقف عن استخدام الاعتذار ككلمة حشو ذات معنى ضئيل واستخدام لغة أكثر حزماً. بعد كل شيء ، منذ التخلي عن روتين البريد الإلكتروني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، أشعر بأنني أقل توتراً وأكثر تركيزاً وأنتج عملاً أفضل مما كنت عليه في شهور - وهذا شيء آسف عليه.

شاهد الفيديو: كافة الحلول لمشاكل جهاز anycast و الكام كاست بالتفصيل (أغسطس 2020).